Events en organisaties van vintage motoren en oldtimer scooters worden steeds professioneler in Benelux.
We zouden Ride just Ride niet zijn, als we elke organisatie een handje willen helpen met onze know-how.
Een positieve en aantrekkelijke uitstraling is primair.
Er hebben momenten geweest dat we posters weigerden om in onze agenda (Eventspagina op deze website) te zetten. Posters met lage kwaliteitsfoto op de achtergrond, fel rode en groen lettertypes die schreeuwen in je gezicht, gele teksten die amper leesbaar zijn. Of posters zo erbarmelijk en marginaal triestig opgesteld dat ze onze pagina niet haalden. In 2019 en 2020 waren er toch zo enkele events.
Gelukkig is dit verleden tijd. Zulke events zijn meestal geen succes en verdwijnen dikwijls al een jaar later.
Maar de sterke organisaties doen het goed ! Vele events groeien elk jaar meer naar nieuwe hoogtes met professionele uitstraling. Zo staan er 10-tallen op onze eventspagina waaraan je ziet dat ze zeer goed worden georganiseerd met een team vol passie en weten waarmee ze bezig zijn.
Eén van deze organisaties gebeurt door MGCN, Moto Guzzi Club Nederland.
Zo willen we het voorbeeld van Guzzi Rumble hier voorstellen. Dit event wordt georganiseerd door de leden van Moto Guzzi Club Nederland, ook gekend als MGCN.
We hadden zoveel voorbeelden kunnen nemen uit Nederland en België. Sorry dat we niet alle goed georganiseerde events als voorbeeld kunnen nemen.
Gangmakers die de kar trekken.
Reeds enkele jaren groeit hun event keer op keer. Je merkt dat zij elk jaar evalueren wat er beter kan, wat ze nog extra kunnen aanbieden. Een gemotiveerd team is de basis met enkele sterke gangmakers die elk hun verantwoordelijkheden nemen. En dat zie je aan het eindresultaat. Een mooi authentiek feestweekend voor Moto Guzzi liefhebbers en iedereen die mee wil komen feesten en genieten.
Huisstijl en uitstraling
Ik zal niemand moeten overtuigen dat de uitstraling en huisstijl van je poster de eerste impressie en indruk is met je doelpubliek. Daarom is een (semi)professioneel en wel doordacht design belangrijk.
Moto Guzzi Club Nederland doet deze denkfase elk jaar. Dat merk je.
Dit jaar deden ze zelfs een fotoshoot.
Dit is de begeleidende tekst bij de creatie van hun poster, banners en flyer.
“Na een paar avonden zwoegen, fotoshoppen, plakken en knippen is hij klaar; de poster voor de Guzzi Rumble – aka Internationaal Treffen door MGCN 2025.
Enkele impressies
Hieronder vind je posters, flyers, stickers, banner terug van hun event van 2022 tot nu dit jaar.
Ook enkele foto’s van hun event vorig jaar. Zo zie je maar : een leuke variatie van gebeurtenissen op het event zelf: live optreden, camping, koopstandjes, drinken en eten, … Het draagt allemaal bij tot een geslaagd event.
Dat kunnen we alleen maar toejuichen.
Nog veel succes, MGCN !!
Draaiboek en Marketing strategie
We zouden Ride just Ride niet zijn, als we elke organisatie een handje willen helpen met onze know-how.
Het opstellen van een goede organisatie- en marketingstrategie voor een lokaal evenement vereist een gestructureerde aanpak. Hier is een overzicht van hoe je dit kunt doen:
1. Doelstellingen definiëren
- Wat wil je bereiken? Denk aan bezoekersaantallen, omzet, naamsbekendheid, of maatschappelijke impact.
- SMART-doelen: Maak de doelstellingen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
Voorbeeld: “We willen 300 motoren en scooters en 800 bezoekers aantrekken binnen een straal van 120 km en €5.000 omzet genereren.” Werk ook uit hoe je dit gaat doen.
2. Doelgroep analyseren
- Wie wil je bereiken? Denk aan je doelgroep, interesses, locatie, en behoeften ter plaatse.
- Onderzoek: raadpleeg agenda’s van events wanneer er het minste events zijn gepland voor jouw doelgroep.
- Zoek facebookgroepen en websites van clubs waar je je doelgroep kan bereiken.
3. Concept, huisstijl en positionering
- Uniek thema: Creëer een opvallend concept dat aansluit bij de doelgroep. Belangrijk! Creëer een logo en professionele poster voor je event die de uitstraling weerspiegelt van je event. Dit moet professioneel en sterk zijn.
- Uw Huistijl, logo en uitstraling voldoet best aan het karakter, eigenheid en authenticiteit van je doelgroep en thema (vb Oldtimer motoren). Doe een studie over leuke lettertypes, vormen, design, achtergrond, kleuren,… die aanleunen bij de tijdsgeest, eigenheid en concept van je event.
- USP (Unique Selling Point): Waarom zou iemand jouw evenement bezoeken? Wat maakt het uniek? Voorbeeld: “Het enige evenement in de regio met een gratis motormarkt en live muziek van lokale artiesten, opgefleurd met Foodtruck Festival.”
4. Organisatieplan
- Planning: Stel een tijdlijn op voor alle taken (locatie boeken, vergunningen regelen, leveranciers).
- Budget: Maak een overzicht van inkomsten (sponsoring, kaartverkoop) en uitgaven (promotie, locatie, catering).
- Samenwerkingen: Werk samen met ondernemers met dezelfde doelgroep, andere verenigingen of organisaties voor meer draagvlak en middelen. Praat met de lokale overheidsinstanties.
5. Marketingstrategie
Offline marketing:
- Flyers, banners en posters: Plaats ze op drukbezochte plekken (cafés, gelijkaardige events, beurzen).
- Lokale media: Schakel lokale kranten, radiostations of tv-zenders in. Dikwijls gratis publiciteit. Maak dan ook een goed persverslag.
- Mond-tot-mondreclame: Moedig bezoekers en lokale partners aan om het evenement te promoten en te bezoeken.
Online marketing:
- Sociale media: Creëer een evenementpagina op platforms zoals Facebook en Instagram. Gebruik advertenties gericht op je doelgroep.
- E-mailmarketing: Stuur uitnodigingen naar bestaande mailinglijsten.
- Website: Zorg voor een professionele landingspagina met informatie over het evenement, ticketverkoop en updates.
- Facebook groepen: Publiceer je FB-event in andere faceboook groepen om je bereik te vergroten.
- Maak een Vind-ik-Leuk pagina voor je event of deel foto’s van de aanwezigen op je FB Groepen.
- Bedank een paar weken later de aanwezigen en je sponsors nogmaals op je FB pagina(s). Lok nogmaals bezoekers door foto’s te delen van het event.
6. Activatie en betrokkenheid
- Wedstrijden en promoties: Denk aan een fotowedstrijd of een early bird-gift.
- Partners inschakelen: Laat lokale ondernemers of sponsors speciale acties promoten die aansluiten bij het evenement.
- Vrijwilligers: Betrek de lokale gemeenschap bij de organisatie en uitvoering. Soms helpt de lokale voleybal club als leden een kleine betaling krijgen voor hun clubkas.
7. Evaluatie en follow-up
- Bezoekersevaluatie: Vraag bezoekers om feedback (via enquête of sociale media).
- Resultaten meten: Vergelijk de behaalde resultaten met je doelstellingen.
- Relaties onderhouden: Bedank partners, sponsors, en vrijwilligers en bouw aan langdurige relaties. Op FB maar ook persoonlijk.
Met een duidelijke strategie zorg je niet alleen voor een succesvol evenement, maar bouw je ook aan een sterke basis voor toekomstige edities.
Ride Just Ride kan je adviseren. Wij hebben een grote ervaring in massa events in het verleden.
Wil je hulp als club of vereniging bij een specifiek event of heb je een concreet project in gedachten?
